Wann eignet sich ein mobiler Verhandlungsraum für ein Büro?
Der Bedarf ergibt sich oft aus einer ganz praktischen Situation. In einer offenen Arbeitsumgebung gibt es zwar genügend Arbeitsplätze, aber für kurze Besprechungen, Videokonferenzen und konzentriertes Arbeiten fehlen geschlossene Räume.
In diesem Fall kann ein versetzbarer Verhandlungsraum eine naheliegende Möglichkeit sein, dem Büro eine neue Nutzungsfunktion zu verleihen, ohne dass ein umfangreiches Bauprojekt erforderlich ist.
Die Lösung eignet sich besonders für Büros mit mehreren Räumen, in denen sich die Raumnutzung im Laufe des Tages ändert. Dieselbe Organisation benötigt möglicherweise morgens einen Besprechungsraum für zwei Personen, nachmittags einen Raum für Videokonferenzen und später einen ruhigen Arbeitsbereich für einen Besucher.
POD 2 – Arbeits- und Besprechungsraum ist für kleine Besprechungen und die Zusammenarbeit gedacht. Für größere Gruppen könnte man sich vorstellen, POD 3 – Besprechungsraum.
Ein mobiler Besprechungsraum sorgt für Flexibilität in einer sich wandelnden Arbeitsumgebung
Die Art und Weise, wie Büros genutzt werden, ändert sich oft schneller als die Gebäude selbst. Die Größe der Teams schwankt, die Arbeitsplätze werden neu angeordnet, und die Zahl der Hybrid-Besprechungen kann innerhalb kurzer Zeit steigen.
Der Vorteil einer mobilen Lösung besteht darin, dass ihr Standort nicht unbedingt fest sein muss. Ein modularer Arbeitsbereich kann je nach Produkt und Einsatzort abgebaut, versetzt oder neu aufgestellt werden, falls sich der Verwendungszweck des Raums ändert.
Dies macht die Lösung besonders für gemietete Räumlichkeiten und Organisationen interessant, in denen regelmäßig Veränderungen stattfinden.
POD ROLL GLASS erweitert die Flexibilität noch weiter, da es so konzipiert ist, dass es innerhalb der Arbeitsumgebung verschoben werden kann.
Wann ist ein fest eingebauter Verhandlungsraum die bessere Wahl?
Ein fest eingerichteter Besprechungsraum hat seine eigenen Vorteile. Wenn die Lage, die Nutzungsart und die Größe des Raums schon weit in die Zukunft hinein bekannt sind, kann eine fest eingebaute Lösung äußerst funktional sein.
Dies kann beispielsweise dann gerechtfertigt sein, wenn in einem Raum umfangreiche integrierte AV-Technik, spezielle gebäudetechnische Lösungen oder eine große Anzahl von Nutzern erforderlich sind.
Ein gebauter Raum lässt sich auch sehr präzise als Teil der übrigen Architektur gestalten.
Sollte sich der Grundriss des Büros später jedoch ändern, können diese Änderungen neue Bauarbeiten erforderlich machen. Daher sollte man bei der Auswahl nicht nur den aktuellen Bedarf berücksichtigen, sondern auch die Situation in einigen Jahren im Blick behalten.
Schalldämmung und gute Akustik sind zwei verschiedene Dinge
Bei der Auswahl eines Besprechungsraums wird oft sehr allgemein über die Akustik gesprochen. Eine genauere Unterscheidung hilft dabei, bessere Entscheidungen zu treffen.
Die Schallabsorption verringert die Schallreflexion an Oberflächen und kann dazu beitragen, das akustische Raumklima angenehmer zu gestalten.
Die Schalldämmung hängt wiederum davon ab, wie viel Schall von einem Raum in einen anderen übertragen wird.
Unter Sprachprivatsphäre versteht man in der Praxis, wie leicht ein Außenstehender ein in einem Raum geführtes Gespräch verstehen kann.
Diese Eigenschaften sollten nicht synonym verwendet werden. Eine schallabsorbierende Oberfläche macht einen Raum noch nicht schallisoliert, und eine ruhige Klangumgebung garantiert nicht automatisch die Vertraulichkeit von Gesprächen.
Wenn in einem Besprechungsraum Personalangelegenheiten, Finanzfragen, Kundendaten oder andere vertrauliche Inhalte besprochen werden, sollten die schalldämmenden Eigenschaften des Raums gesondert geprüft werden.
Die Anzahl der Nutzer allein ist nicht ausschlaggebend für die geeignete Größe
Der Verhandlungsraum sollte nicht allein anhand der Anzahl der Stühle bemessen werden.
Ein Gespräch zu zweit erfordert eine andere Umgebung als eine Videokonferenz mit vier Teilnehmern. Die Arbeit in Workshops wiederum erfordert oft mehr Platz am Tisch und mehr Bewegungsfreiheit als eine gewöhnliche Besprechung.
Bei der Planung sollten zumindest die Möbel, der Bildschirm, die Kamera, der Betrachtungsabstand, die Beleuchtung, die Belüftung, die Stromanschlüsse und der Zugang zum Raum berücksichtigt werden.
Auch die Anforderungen an die Barrierefreiheit müssen als Teil des Gesamtkonzepts berücksichtigt werden.
Wann reicht eine übertragbare Lösung allein nicht aus?
Wenn der Lärm in einem Großraumbüro ein Problem ist, das sich auf die gesamte Arbeitsumgebung erstreckt, ist die Einrichtung eines zusätzlichen Besprechungsraums keine Lösung für alle Probleme.
In diesem Zusammenhang lohnt es sich auch, die Anordnung der Arbeitsplätze, die Laufwege, die Gemeinschaftsbereiche und die Anzahl der schallabsorbierenden Oberflächen zu betrachten. Außerdem sollte man sich überlegen, wo Telefonate, Videokonferenzen und Gruppenarbeit in der Praxis stattfinden.
Große Tagungen und Räumlichkeiten, die einen hohen technischen Aufwand erfordern, lassen sich hingegen weiterhin sinnvoller als feste Räume realisieren.
Die Entscheidung muss also nicht unbedingt eine Grundsatzentscheidung sein. Entscheidend ist, die Lösung entsprechend dem jeweiligen Bedarf zu wählen.
So vergleichen Sie die Optionen vor dem Kauf
Beginnen Sie mit ein paar praktischen Fragen.
Wie viele Personen nutzen den Raum normalerweise? Wie lange dauern die Besprechungen? Ist besondere Gesprächsvertraulichkeit erforderlich? In welchem Umfang wird Technik in dem Raum eingesetzt? Könnte sich die Raumaufteilung in den nächsten Jahren ändern?
Anhand dieser Antworten lässt sich leichter einschätzen, ob sich für den jeweiligen Standort eher ein mobiler Verhandlungsraum oder ein fest eingebauter Raum eignet.
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