¿Cuándo es adecuado instalar una sala de reuniones móvil en la oficina?
La necesidad suele surgir de una situación bastante práctica. En un entorno de trabajo diáfano hay suficientes puestos de trabajo, pero no hay suficientes espacios cerrados para pequeñas reuniones, videoconferencias y momentos de concentración.
En este caso, una sala de reuniones móvil puede ser una forma natural de añadir un nuevo uso a la oficina sin necesidad de un proyecto de obra de gran envergadura.
Esta solución es especialmente adecuada para oficinas con múltiples espacios, en las que el uso de las instalaciones varía a lo largo del día. Una misma organización puede necesitar por la mañana una sala de reuniones para dos personas, por la tarde un espacio para videoconferencias y, más tarde, un espacio de trabajo tranquilo para un visitante.
Sala de trabajo y reuniones POD 2 Está pensado para reuniones pequeñas y para el trabajo en equipo. Para un grupo más numeroso, se podría considerar Sala de reuniones POD 3.
Una sala de reuniones móvil aporta flexibilidad a un entorno de trabajo cambiante
Las formas de utilizar las oficinas suelen cambiar más rápido que los propios edificios. El tamaño de los equipos varía, se reorganizan los puestos de trabajo y el número de reuniones híbridas puede aumentar en poco tiempo.
La ventaja de una solución móvil es que su ubicación no tiene por qué ser fija. El espacio de trabajo modular se puede desmontar, trasladar o reubicar en función del producto y del lugar de destino, en caso de que cambie el uso previsto del espacio.
Esto hace que la solución resulte especialmente interesante en locales alquilados y en organizaciones en las que se producen cambios con regularidad.
POD ROLL VIDRIO lleva la versatilidad aún más allá, ya que está diseñado para poder desplazarse dentro del entorno de trabajo.
¿Cuándo es mejor optar por una sala de reuniones prefabricada?
Una sala de reuniones fija tiene sus propias ventajas. Si se conoce con antelación la ubicación, el uso y el tamaño de la sala, una solución fija puede resultar muy eficaz.
Esto puede estar justificado, por ejemplo, cuando se necesita una gran cantidad de tecnología audiovisual integrada en la sala, soluciones específicas de instalaciones técnicas o un gran número de usuarios.
Una estancia construida también puede integrarse con gran precisión en el resto de la arquitectura.
Sin embargo, si la distribución de la oficina cambia más adelante, es posible que los cambios requieran nuevas obras. Por eso, a la hora de elegir, conviene tener en cuenta no solo las necesidades actuales, sino también las que puedan surgir dentro de unos años.
El aislamiento acústico y una buena acústica son dos cosas diferentes
A la hora de elegir una sala de reuniones, a menudo se habla de la acústica en términos muy generales. Una distinción más precisa ayuda a tomar mejores decisiones.
La absorción acústica reduce el rebote del sonido en las superficies y puede hacer que el ambiente acústico interior de un espacio resulte más agradable.
Por su parte, el aislamiento acústico tiene que ver con la cantidad de sonido que se transmite de un espacio a otro.
La privacidad de la conversación se refiere, en la práctica, a la facilidad con la que una persona ajena puede entender una conversación que tiene lugar en un espacio determinado.
Estas características no deben utilizarse como sinónimos. Una superficie acústica no convierte por sí sola un espacio en un espacio insonorizado, ni un entorno acústico tranquilo garantiza automáticamente la privacidad de la conversación.
Si en la sala de reuniones se tratan asuntos relacionados con el personal, las finanzas, los datos de los clientes u otro tipo de información confidencial, conviene informarse por separado sobre las características de insonorización de la sala.
El número de usuarios no es el único factor que determina el tamaño adecuado
No conviene dimensionar la sala de reuniones basándose únicamente en el número de sillas.
Una conversación entre dos personas requiere un entorno diferente al de una videoconferencia de cuatro personas. Por su parte, el trabajo en talleres suele requerir más espacio en la mesa y más libertad de movimiento que una reunión habitual.
A la hora de planificar, conviene tener en cuenta, como mínimo, el mobiliario, la pantalla, la cámara, la distancia de visualización, la iluminación, la ventilación, las conexiones eléctricas y el acceso a la sala.
Las necesidades en materia de accesibilidad también deben abordarse como parte de un conjunto.
¿Cuándo no basta con una solución transferible por sí sola?
Si el ruido en una oficina diáfana es un problema que afecta a todo el entorno de trabajo, añadir una sola sala de reuniones no lo soluciona todo.
En ese caso, conviene analizar también la distribución de los puestos de trabajo, las rutas de circulación, las zonas comunes y la cantidad de superficies que absorben el sonido. También es recomendable plantearse dónde se realizan, en la práctica, las llamadas, las videoconferencias y el trabajo en grupo.
Por su parte, las grandes reuniones y los espacios que requieren mucha tecnología pueden seguir siendo más razonables si se realizan en salas fijas.
Por lo tanto, la elección no tiene por qué ser una cuestión de principios. Lo importante es elegir la solución en función de las necesidades de uso.
Así puedes comparar las opciones antes de la compra
Empieza con unas cuantas preguntas prácticas.
¿Cuántas personas suelen utilizar la sala? ¿Cuánto duran las reuniones? ¿Se necesita especialmente privacidad para las conversaciones? ¿Cuánta tecnología se utiliza en la sala? ¿Podría cambiar la distribución de la oficina en los próximos años?
A partir de estas respuestas, resulta más fácil evaluar si para ese lugar concreto es más adecuado un espacio de negociación móvil o una sala fija.
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