När passar ett flyttbart förhandlingsrum på kontoret?
Behovet uppstår ofta ur en ganska praktisk situation. I en öppen arbetsmiljö finns det tillräckligt med arbetsplatser, men det saknas tillräckligt med avskilda utrymmen för korta möten, videomöten och koncentration.
I sådana fall kan ett flyttbart förhandlingsrum vara ett naturligt sätt att ge kontoret en ny funktion utan att behöva genomföra ett omfattande byggprojekt.
Lösningen passar särskilt bra för kontor med flera olika utrymmen, där användningen av utrymmena förändras under dagen. Samma organisation kan på morgonen behöva ett mötesrum för två personer, på eftermiddagen en plats för videomöten och senare en lugn arbetsplats för en besökare.
POD 2 – arbets- och mötesrum är avsedd för mindre möten och samarbete. För större grupper kan man överväga POD 3 – förhandlingsrum.
Ett flyttbart mötesrum ger flexibilitet i en föränderlig arbetsmiljö
Användningen av kontor förändras ofta snabbare än själva byggnaderna. Teamens storlek varierar, arbetsplatserna omorganiseras och antalet hybridmöten kan öka på kort tid.
Fördelen med en flyttbar lösning är att den inte nödvändigtvis behöver vara permanent. En modulär arbetsplats kan, beroende på produkt och objekt, monteras ned, flyttas eller placeras om, om användningssyftet för utrymmet ändras.
Detta gör lösningen särskilt intressant för hyreslokaler och organisationer där förändringar sker regelbundet.
POD ROLL GLAS tar flexibiliteten ännu ett steg längre, eftersom den är utformad för att kunna flyttas runt inom arbetsmiljön.
När är ett nybyggt mötesrum ett bättre val?
Ett fast förhandlingsrum har sina fördelar. Om rummets läge, användningssätt och storlek är kända långt fram i tiden kan en fast installation vara mycket funktionell.
Det kan vara motiverat till exempel när lokalen kräver omfattande integrerad AV-teknik, särskilda fastighetstekniska lösningar eller ett stort antal användare.
Ett byggt rum kan också utformas mycket noggrant så att det smälter in i den övriga arkitekturen.
Om kontorets planlösning ändras senare kan ändringarna dock kräva nya byggnadsarbeten. Därför är det klokt att vid valet inte bara ta hänsyn till dagens behov utan även se några år framåt i tiden.
Ljudisolering och god akustik är två olika saker
När man väljer mötesrum talas det ofta om akustik på en mycket allmän nivå. En mer detaljerad uppdelning hjälper till att fatta bättre beslut.
Ljudabsorption minskar ljudets reflektioner från ytor och kan göra ljudmiljön i lokalen mer behaglig.
Ljudisolering handlar å sin sida om hur mycket ljud som överförs från ett utrymme till ett annat.
Talsekretess innebär i praktiken hur lätt en utomstående kan förstå en konversation som förs i ett rum.
Dessa egenskaper bör inte användas som synonymer. En ljudabsorberande yta innebär inte i sig att utrymmet är ljudisolerat, och en lugn ljudmiljö garanterar inte automatiskt att samtalen förblir privata.
Om personalfrågor, ekonomi, kunduppgifter eller annat konfidentiellt innehåll behandlas i förhandlingsrummet, bör man särskilt undersöka rummets ljudisolerande egenskaper.
Antalet användare är inte den enda avgörande faktorn för att bestämma lämplig storlek
Man bör inte dimensionera ett förhandlingsrum enbart utifrån antalet stolar.
Ett samtal mellan två personer kräver en annan miljö än ett videomöte med fyra deltagare. Arbete i workshopform kräver i sin tur ofta mer bordsutrymme och rörelseutrymme än ett vanligt möte.
Vid planeringen bör man åtminstone ta hänsyn till möbler, skärm, kamera, betraktningsavstånd, belysning, ventilation, elanslutningar och tillträde till lokalen.
Även behoven av tillgänglighet måste lösas som en del av helheten.
När räcker det inte med en överförbar lösning?
Om bullret i ett öppet kontor är ett problem som omfattar hela arbetsmiljön, löser inte en extra möteslokal alla problem.
Då är det också värt att titta på arbetsplatsernas placering, gångvägar, gemensamma utrymmen och antalet ljudabsorberande ytor. Det är också bra att fundera över var telefonsamtal, videomöten och grupparbete i praktiken äger rum.
Stora möten och lokaler som kräver mycket teknik kan däremot fortfarande vara mer praktiska att utforma som fasta rum.
Valet behöver alltså inte vara en principfråga. Det viktiga är att välja en lösning utifrån användningsbehovet.
Så här jämför du alternativen innan du köper
Börja med några praktiska frågor.
Hur många använder vanligtvis lokalen? Hur långa är mötena? Behövs det särskilt avskildhet för samtal? Hur mycket teknik används i lokalen? Kan kontorets utformning komma att förändras under de närmaste åren?
Utifrån dessa svar blir det lättare att bedöma om ett flyttbart förhandlingsrum eller ett fast inbyggt rum passar bäst för den aktuella platsen.
Kom och upptäck INTO Concepts lösningar Till vårt showroom i Vallila.
