Quando è opportuno dotare un ufficio di una sala riunioni mobile?
Spesso questa esigenza nasce da una situazione di natura piuttosto pratica. In un ambiente di lavoro open space ci sono postazioni di lavoro a sufficienza, ma non ci sono abbastanza spazi chiusi per piccole riunioni, videoconferenze e momenti in cui concentrarsi.
In questo caso, una sala riunioni mobile può rappresentare un modo naturale per aggiungere una nuova funzione all’ufficio senza dover ricorrere a un ampio progetto edilizio.
Questa soluzione è particolarmente adatta agli uffici multifunzionali, in cui l’utilizzo degli spazi varia nel corso della giornata. La stessa organizzazione potrebbe aver bisogno al mattino di uno spazio per una conversazione a due, nel pomeriggio di una sala per videoconferenze e più tardi di uno spazio di lavoro tranquillo per un visitatore.
POD 2 - Spazio di lavoro e riunioni È pensato per piccole riunioni e per la collaborazione. Per un gruppo più numeroso si potrebbe prendere in considerazione Sala riunioni POD 3.
Una sala riunioni mobile offre flessibilità in un ambiente di lavoro in continua evoluzione
Le modalità di utilizzo degli uffici cambiano spesso più rapidamente degli edifici stessi. Le dimensioni dei team variano, le postazioni di lavoro vengono riorganizzate e il numero di riunioni ibride può aumentare in breve tempo.
Il vantaggio di una soluzione mobile è che la sua collocazione non è necessariamente fissa. Lo spazio di lavoro modulare può essere smontato, spostato o ricollocato a seconda del prodotto e del luogo di destinazione, qualora la destinazione d'uso dello spazio dovesse cambiare.
Ciò rende questa soluzione particolarmente interessante per gli spazi in affitto e per le organizzazioni in cui si verificano cambiamenti con regolarità.
VETRO POD ROLL porta la versatilità a un livello ancora superiore, poiché è stato progettato per essere spostato all’interno dell’ambiente di lavoro.
Quando è preferibile optare per una sala riunioni prefabbricata?
Una sala riunioni fissa presenta dei vantaggi. Se la posizione, la destinazione d’uso e le dimensioni della sala sono note con largo anticipo, una soluzione fissa può rivelarsi estremamente funzionale.
Ciò può essere giustificato, ad esempio, quando lo spazio richiede un elevato livello di integrazione delle tecnologie audiovisive, soluzioni impiantistiche specifiche o un numero elevato di utenti.
Uno spazio costruito può anche essere progettato con estrema precisione per integrarsi nell’architettura circostante.
Se però la disposizione degli spazi dell’ufficio dovesse cambiare in seguito, tali modifiche potrebbero richiedere nuovi lavori di ristrutturazione. Per questo motivo, nella scelta è opportuno considerare non solo le esigenze attuali, ma anche quelle dei prossimi anni.
L'isolamento acustico e una buona acustica sono due cose diverse
Quando si sceglie una sala riunioni, spesso si parla di acustica in termini molto generici. Una distinzione più precisa aiuta a prendere decisioni migliori.
L'assorbimento acustico riduce il riverbero del suono sulle superfici e può rendere più piacevole l'ambiente acustico all'interno dello spazio.
L'isolamento acustico, invece, riguarda la quantità di suono che si trasmette da un ambiente all'altro.
La riservatezza delle conversazioni indica, in pratica, la facilità con cui una persona esterna è in grado di comprendere una conversazione che si svolge in un determinato locale.
Queste caratteristiche non devono essere considerate sinonimi. Una superficie fonoassorbente non rende di per sé un ambiente insonorizzato, né un ambiente acustico tranquillo garantisce automaticamente la riservatezza delle conversazioni.
Se nella sala riunioni si trattano questioni relative al personale, alla finanza, ai dati dei clienti o ad altri argomenti riservati, è opportuno verificare separatamente le caratteristiche di isolamento acustico della sala.
Il numero di utenti non è l'unico fattore determinante per scegliere la dimensione giusta
Non è consigliabile dimensionare la sala riunioni basandosi esclusivamente sul numero di sedie.
Una conversazione tra due persone richiede un ambiente diverso rispetto a una videoconferenza con quattro partecipanti. Il lavoro in gruppo, d’altra parte, richiede spesso più spazio sul tavolo e maggiore libertà di movimento rispetto a una normale riunione.
Nella progettazione è opportuno tenere conto almeno dei mobili, dello schermo, della telecamera, della distanza di visione, dell’illuminazione, della ventilazione, degli allacciamenti elettrici e dell’accesso alla sala.
Anche le esigenze in materia di accessibilità devono essere affrontate nell’ambito di un approccio globale.
Quando una soluzione temporanea non è sufficiente da sola?
Se in un ufficio open space il rumore è un problema che riguarda l'intero ambiente di lavoro, l'aggiunta di una sola sala riunioni non risolve tutto.
In tal caso, è opportuno valutare anche la disposizione delle postazioni di lavoro, i percorsi di circolazione, le aree comuni e la quantità di superfici fonoassorbenti. È inoltre utile riflettere su dove, in pratica, si svolgono le telefonate, le videoconferenze e il lavoro di gruppo.
Gli spazi destinati a grandi riunioni e che richiedono un elevato impiego di tecnologia, invece, potrebbero continuare a essere realizzati in modo più sensato come sale fisse.
La scelta non deve quindi essere di principio. L'importante è scegliere la soluzione in base alle proprie esigenze.
Ecco come confrontare le opzioni prima dell'acquisto
Inizia con alcune domande pratiche.
Quante persone utilizzano solitamente lo spazio? Quanto durano le riunioni? È necessaria una particolare privacy acustica? Quanto viene utilizzata la tecnologia all’interno dello spazio? La disposizione dell’ufficio potrebbe cambiare nei prossimi anni?
Sulla base di queste risposte, è più facile valutare se per la sede in questione sia più adatta una sala riunioni mobile o una sala fissa.
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