Milloin siirrettävä neuvottelutila sopii toimistoon?
Tarve syntyy usein varsin käytännöllisestä tilanteesta. Avoimessa työympäristössä on riittävästi työpisteitä, mutta pieniä neuvotteluja, videopalavereita ja keskittymistä varten ei ole tarpeeksi suljettuja tiloja.
Tällöin siirrettävä neuvottelutila voi olla luonteva tapa lisätä toimistoon uusi käyttötarkoitus ilman laajaa rakennushanketta.
Ratkaisu sopii erityisesti monitilatoimistoon, jossa tilojen käyttö muuttuu päivän aikana. Sama organisaatio voi tarvita aamulla kahden hengen keskustelutilaa, iltapäivällä videopalaveripaikkaa ja myöhemmin rauhallista työtilaa vierailijalle.
POD 2 -työ- ja neuvottelutila on tarkoitettu pienille kokouksille ja yhteistyöhön. Suuremmalle ryhmälle voidaan ajatella POD 3 -neuvottelutilaa.
Siirrettävä neuvottelutila tuo joustoa muuttuvaan työympäristöön
Toimistojen käyttötavat muuttuvat usein nopeammin kuin itse rakennukset. Tiimien koko vaihtelee, työpisteitä järjestellään uudelleen ja hybridipalaverien määrä voi kasvaa lyhyessä ajassa.
Siirrettävän ratkaisun etuna on, että sen paikka ei välttämättä ole pysyvä. Modulaarinen työtila voidaan tuotteen ja kohteen mukaan purkaa, siirtää tai sijoittaa uudelleen, jos tilan käyttötarkoitus muuttuu.
Tämä tekee ratkaisusta kiinnostavan erityisesti vuokratiloissa ja organisaatioissa, joissa muutoksia tapahtuu säännöllisesti.
POD ROLL GLASS vie muunneltavuuden vielä pidemmälle, sillä se on suunniteltu siirrettäväksi työympäristön sisällä.
Milloin rakennettu neuvotteluhuone on parempi valinta?
Kiinteällä neuvotteluhuoneella on omat vahvuutensa. Jos huoneen sijainti, käyttötapa ja koko tunnetaan pitkälle tulevaisuuteen, rakennettu ratkaisu voi olla erittäin toimiva.
Se voi olla perusteltu esimerkiksi silloin, kun tilaan tarvitaan paljon integroitua AV-tekniikkaa, erityisiä taloteknisiä ratkaisuja tai suuri määrä käyttäjiä.
Rakennettu huone voidaan myös suunnitella hyvin tarkasti osaksi muuta arkkitehtuuria.
Jos toimiston pohjaratkaisu kuitenkin muuttuu myöhemmin, muutokset voivat vaatia uusia rakennustöitä. Siksi valinnassa kannattaa katsoa tämän päivän tarpeen lisäksi myös muutaman vuoden päähän.
Ääneneristys ja hyvä akustiikka tarkoittavat eri asioita
Neuvottelutilan valinnassa puhutaan usein akustiikasta hyvin yleisellä tasolla. Tarkempi erottelu auttaa tekemään parempia päätöksiä.
Äänen absorptio vähentää äänen heijastumista pinnoista ja voi tehdä tilan sisäisestä ääniympäristöstä miellyttävämmän.
Ääneneristys puolestaan liittyy siihen, kuinka paljon ääntä siirtyy tilasta toiseen.
Puheyksityisyys tarkoittaa käytännössä sitä, kuinka helposti ulkopuolinen pystyy ymmärtämään tilassa käytävää keskustelua.
Näitä ominaisuuksia ei pidä käyttää synonyymeina. Akustoiva pinta ei vielä tee tilasta äänieristettyä, eikä rauhallinen ääniympäristö automaattisesti takaa puheyksityisyyttä.
Jos neuvottelutilassa käsitellään henkilöstöasioita, taloutta, asiakastietoja tai muuta luottamuksellista sisältöä, tilan ääntä eristävät ominaisuudet kannattaa selvittää erikseen.
Käyttäjämäärä ei yksin ratkaise sopivaa kokoa
Neuvottelutilaa ei kannata mitoittaa vain tuolien määrän perusteella.
Kahden hengen keskustelu tarvitsee erilaisen ympäristön kuin neljän henkilön videopalaveri. Työpajatyöskentely puolestaan tarvitsee usein enemmän pöytätilaa ja liikkumavaraa kuin tavallinen kokous.
Suunnittelussa kannattaa huomioida ainakin kalusteet, näyttö, kamera, katseluetäisyys, valaistus, ilmanvaihto, sähköliitännät ja kulku tilaan.
Myös esteettömyystarpeet on ratkaistava osana kokonaisuutta.
Milloin siirrettävä ratkaisu ei yksin riitä?
Jos avokonttorissa melu on koko työympäristön laajuinen ongelma, yhden neuvottelutilan lisääminen ei ratkaise kaikkea.
Silloin kannattaa tarkastella myös työpisteiden sijoittelua, kulkureittejä, yhteisiä alueita ja absorboivien pintojen määrää. On myös hyvä miettiä, missä puhelut, videopalaverit ja ryhmätyö käytännössä tapahtuvat.
Suuret kokoukset ja paljon tekniikkaa vaativat tilat voivat puolestaan olla edelleen järkevämpiä toteuttaa kiinteinä huoneina.
Valinnan ei siis tarvitse olla periaatteellinen. Olennaista on valita ratkaisu käyttötarpeen mukaan.
Näin vertailet vaihtoehtoja ennen hankintaa
Aloita muutamasta käytännön kysymyksestä.
Kuinka moni käyttää tilaa tavallisesti? Kuinka pitkiä kokoukset ovat? Tarvitaanko erityisesti puheyksityisyyttä? Kuinka paljon tekniikkaa tilassa käytetään? Voiko toimiston layout muuttua lähivuosina?
Näiden vastausten pohjalta on helpompi arvioida, sopiiko siirrettävä neuvottelutila vai kiinteä rakennettu huone paremmin kyseiseen kohteeseen.
Tule tutustumaan INTO Conceptin ratkaisuihin Vallilan showroomillemme.
