Hur många telefonkiosker behövs på kontoret i olika situationer?
Det finns inget förhållande som passar alla kontor lika bra. Två organisationer med 50 anställda vardera kan ha helt olika behov beroende på hur stor del av arbetet som består av kundsamtal, rekryteringssamtal och distansmöten.
När man bedömer lämplig kapacitet är det viktigaste talet inte den totala personalstyrkan, utan antalet användare på kontoret under veckans mest hektiska dagar. Om företaget har 100 anställda men kontoret vanligtvis har 35–50 användare, planeras telefonbåsarnas kapacitet i första hand för denna användargrupp.
I beräkningen måste man dock även ta hänsyn till toppar i användningen. Om de flesta teamen kommer till kontoret samma dagar och deltar i gemensamma webbmöten vid samma tidpunkter kan det genomsnittliga antalet närvarande leda till att kapaciteten blir för liten.
Antalet telefonbås bör därför inte fastställas utifrån en enda formel. En bättre utgångspunkt är att tillsammans beakta närvaro, arbetets karaktär och den faktiska användningen av lokalerna.
Börja med antalet samtidiga användare
Det första steget är att ta reda på hur många personer som använder kontoret samtidigt. Undersökningsperioden bör omfatta vanliga arbetsveckor och ta hänsyn till veckans mest populära kontorsdagar.
Därefter bedöms hur stor andel av de närvarande medarbetarna som behöver ett avskilt utrymme under dagen. Inom försäljning, kundtjänst, rekrytering och konsultverksamhet kan det förekomma flera telefonsamtal per dag. I andra arbetsuppgifter kan behovet begränsas till enstaka videomöten.
Kartlägg åtminstone följande:
- antalet användare under den mest hektiska kontorsdagen
- antalet dagliga samtal
- den genomsnittliga varaktigheten för telefonsamtal och distansmöten
- andelen konfidentiella samtal
- tidpunkterna för användningstopparna
- övriga tillgängliga förhandlings- och arbetsutrymmen.
Redan en kort uppföljning kan avslöja om det största problemet är det totala antalet mötesrum eller om efterfrågan är koncentrerad till exempelvis möten på förmiddagen.
Samtalets längd påverkar kapaciteten
Tio korta samtal och tio timmar långa videomöten belastar telefonbås på helt olika sätt.
En kompakt, ljudisolerad telefonkabin fungerar bäst för korta samtal och distansmöten. Om den används kontinuerligt för möten som varar en timme tvingas andra användare att vänta eller leta efter ett alternativt utrymme.
För längre möten online kan det vara lämpligt att på kontoret även erbjuda en ljudisolerad arbetsplats för en person. POD 1 är avsedd för en person och har ett bredare användningsområde än en telefonkiosk. Det är därför lämpligt att betrakta Koima som en helhet. Alla samtal, koncentrationsarbete och samtal mellan två personer behöver inte hänföras till samma typ av utrymme.
Skilj telefonbåset, arbetsutrymmet och mötesrummet åt från varandra
En telefonkabin på kontoret är vanligtvis avsedd för en användare och relativt kortvarig användning. En arbetsplats för en person lämpar sig för längre arbetsuppgifter där man behöver ett skrivbord och en ergonomisk arbetsställning. Ett litet mötesrum är avsett för samtal mellan två eller flera personer.
Om dessa användningsområden blandas ihop kan utnyttjandegraden för telefonkioskerna verka hög, även om det egentliga problemet är bristen på andra typer av utrymmen.
Till exempel bör ett samtal mellan två personer inte kräva två separata telefonbås. På samma sätt behöver en person inte ett mötesrum för sex personer för ett vanligt videosamtal.
INTO Concepts akustiska arbets- och mötesrum innehåller telefonbås för en person, arbetsutrymmen och mötesrum för flera användare. Kombinationen av olika storlekar på utrymmena bidrar till att efterfrågan kan fördelas på ett mer ändamålsenligt sätt.
Håll koll på utnyttjandegraden, men sträva inte efter att hålla kapaciteten fullt utnyttjad hela tiden
En utnyttjandegrad på nästan 100 procent för telefonkioskerna är inte en önskvärd situation. Om en kiosk alltid är upptagen kan användaren inte lita på att det finns plats för ett spontant samtal.
En bra kapacitet innebär en viss flexibilitet. Det bör finnas plats även utan långtidsbokning, särskilt när samtalet kommer oväntat.
Användningen kan följas upp med hjälp av bokningssystem, utnyttjandegradsmätare, personalenkäter eller genom enkel observation. Viktiga frågor är:
- hur ofta alla telefonkiosker är upptagna samtidigt
- uppstår det en väntan utanför dörrarna
- vidarebefordras samtalen till korridorerna eller arbetsplatserna
- Ska stora förhandlingsrum bokas för samtal med en enda person?
- hur långa användningsperioderna är
- Använder vissa personer bås som långa arbetsrum?.
Om anläggningen ständigt är överbelastad kan kapaciteten utökas eller utbudet av utrymmen breddas. Om båsen står tomma kan problemet ha att göra med läget, användarvänligheten eller otydliga rutiner snarare än med antalet.
Placeringen av telefonkioskerna påverkar det antal som behövs
Placeringen av telefonbås påverkar hur effektivt den tillgängliga kapaciteten tillgodoser medarbetarnas behov. Tre felplacerade telefonbås kan i praktiken fungera sämre än två som är rätt placerade.
Telefonbås bör placeras tillräckligt nära de team som använder dem mest. Om alla telefonkiosker finns i den andra änden av kontoret kan det hända att medarbetarna ringer korta samtal vid sina egna arbetsplatser, även om det i princip finns en ledig telefonkiosk tillgänglig.
I ett stort kontor med flera olika arbetsmiljöer fungerar en spridd placering ofta bättre än en enda central grupp av telefonbås. Det är dock inte lämpligt att placera telefonbås i anslutning till de allra tystaste koncentrationsområdena, eftersom in- och utpassering kan öka rörelsen och störningarna.
Ett praktiskt sätt att göra en preliminär dimensionering
Det preliminära antalet telefonkiosker kan uppskattas med hjälp av fem steg:
- Ta reda på hur många som använder kontoret under veckans mest hektiska dag.
- Uppskatta hur många användare som ringer eller deltar i videomöten under dagen.
- Granska samtalens genomsnittliga varaktighet och de tider då efterfrågan är som störst.
- Lista övriga tillgängliga arbetsplatser för en person och små mötesrum.
- Följ den faktiska användningen och justera mängden utifrån dina iakttagelser.
I ett kontor med till exempel 40 användare kan en enda telefonbås snabbt bli en flaskhals om flera medarbetare deltar i långa distansmöten. Om samtalen endast sker sporadiskt och kontoret har flera små mötesrum kan det räcka med färre telefonbås.
Det är också värt att granska dimensioneringen utifrån de enskilda teamen. En grupp som hanterar många kundsamtal behöver ofta större kapacitet än ett team av samma storlek vars arbete endast omfattar ett fåtal samtal.
Undvik att överdimensionera och underdimensionera telefonkiosker
Underdimensionering visar sig snabbt i form av köer, samtal som förs vid arbetsstationerna och olämplig användning av mötesrummen. Överdimensionering innebär å sin sida att golvyta binds upp i utrymmen som inte är i aktiv användning.
Den bästa lösningen är inte nödvändigtvis att ha så många telefonbås som möjligt, utan en väl avvägd kombination av olika utrymmen. Enmansbås, ljudisolerade arbetsutrymmen och små mötesrum kan tillsammans tillgodose användarnas behov bättre än ett stort antal bås av samma modell.
Antalet telefonbås bör också omprövas när personalstyrkan växer, rutinerna för hybridarbete förändras eller kontorets utrymmesfördelning omorganiseras.
Den lämpliga mängden baseras på den faktiska användningen
Det finns inget generellt svar på frågan “hur många telefonbås som behövs på kontoret”. Det lämpliga antalet kan fastställas genom att beakta antalet samtidiga användare, arbetets karaktär, användningsperiodernas längd, tidpunkter då efterfrågan är som störst samt övriga utrymmesresurser.
Det är lämpligt att göra en preliminär bedömning före inköpet, men den slutgiltiga dimensioneringen fastställs först utifrån den faktiska användningen. Uppföljningen hjälper till att avgöra om det behövs fler telefonbås eller till exempel fler enpersonsarbetsplatser och små mötesrum.
Läs mer POD PHONE- och POD PHONE SMALL -telefonkiosken.
