Warum sollte man vertrauliche Gespräche im Büro bereits bei der Planung berücksichtigen?
In einem Großraumbüro ist immer viel los. Ein Mitarbeiter nimmt an einer Videokonferenz teil, ein anderer unterhält sich mit einem Kollegen und ein dritter versucht, sich auf eine anspruchsvolle Aufgabe zu konzentrieren.
Die meisten Gespräche erfordern keinen besonderen Schutz. Einige jedoch schon.
Zu solchen Situationen zählen beispielsweise Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, Vorstellungsgespräche, Personalangelegenheiten, Kundendaten, Finanzangelegenheiten und rechtliche Verhandlungen.
Wenn kein geeigneter Raum zur Verfügung steht, kann es vorkommen, dass ein privates Gespräch in einem gewöhnlichen Besprechungsraum, auf dem Flur oder sogar am Rande eines offenen Arbeitsbereichs stattfindet. Aus Sicht des Nutzers ist diese Lösung nicht ideal.
Deshalb lohnt es sich, das Bedürfnis nach Privatsphäre bereits zu erkennen, bevor sich das Problem im Alltag bemerkbar macht.
Die Vertraulichkeit von Gesprächen ist nicht dasselbe wie eine gute Akustik im Büro
Die Akustik im Büro kann insgesamt gut sein, auch wenn ein einzelnes Gespräch dennoch am benachbarten Arbeitsplatz zu deutlich zu hören ist.
Das liegt daran, dass akustischer Komfort, Schallabsorption, Schalldämmung und Sprachverständlichkeit unterschiedliche Dinge bedeuten.
Die Schallabsorption verringert die Schallreflexion an Oberflächen. Dadurch kann der Raum akustisch ruhiger wirken und der Nachhall wird reduziert.
Die Schalldämmung gibt an, wie viel Schall durch eine Konstruktion in einen anderen Raum gelangt.
Die Sprachverständlichkeit hängt davon ab, ob eine außenstehende Person den Inhalt des Gesprächs versteht.
Eine gute Schallabsorption garantiert also noch keine Privatsphäre bei Gesprächen. Daher empfiehlt es sich, zwischen geschlossenen Arbeitsbereichen und offenen, schallabsorbierenden Möbeln zu unterscheiden.
Wie sieht es mit der visuellen Privatsphäre aus?
Privatsphäre bedeutet nicht immer Stille.
Manchmal besteht das Problem darin, dass der Arbeitsplatz eines Mitarbeiters ständig im Blickfeld aller liegt oder dass die Bewegungen in der Umgebung die Konzentration beeinträchtigen.
Ein hohes Möbelstück, ein Vorhang oder ein Raumteiler kann dazu beitragen, visuelle Reize zu reduzieren und einen abgeschirmteren Arbeitsplatz zu schaffen.
Das ist visuelle Privatsphäre.
Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die Gespräche privat sind. Ein offener Raumteiler schirmt Gespräche nicht in derselben Weise ab wie ein geschlossener Raum.
Wann ist ein schallisolierter Arbeitsbereich erforderlich?
Wenn der Inhalt der Unterhaltung vertraulich ist, geschlossen schallisolierter Arbeitsbereich . Beratungsraum könnte eine sinnvolle Lösung sein.
Ein Telefonat oder eine Videokonferenz mit einer Person erfordert in der Regel andere räumliche Bedingungen als ein Gespräch mit zwei oder vier Personen.
Telefonkabinen bieten einen abgeschirmten Raum für Telefonate und Videokonferenzen für eine Person.
Für größere Besprechungen wird natürlich mehr Platz benötigt, aber die bloße Teilnehmerzahl allein ist nicht ausschlaggebend. Auch die Einrichtung, die Technik und die Art der Besprechung beeinflussen den Platzbedarf.
Eine Telefonzelle im Büro ist keine allgemeingültige Lösung
Eine Telefonkabine im Büro ist besonders praktisch, wenn ein einzelner Mitarbeiter einen Rückzugsort für ein Telefonat oder eine Videokonferenz benötigt.
Außerdem kann es dazu beitragen, die Anzahl der langen Telefonate in einem Großraumbüro zu verringern.
Eine Telefonzelle ist jedoch kein Ersatz für einen Raum, in dem zwei Personen miteinander sprechen können, oder für einen Besprechungsraum.
Ebenso ist ein akustischer Raumteiler kein Ersatz für einen geschlossenen Raum, wenn die Vertraulichkeit eines Gesprächs eine wichtige Voraussetzung ist.
Ein gutes Arbeitsumfeld besteht in der Regel aus mehreren Räumen unterschiedlicher Größe.
Auch der Standort spielt eine Rolle
Selbst ein gut abgeschirmter Arbeitsbereich muss sich für den Nutzer nicht unbedingt privat anfühlen, wenn er mitten in einem belebten Bereich liegt.
Beispielsweise kann der Raum, der für Mitarbeitergespräche genutzt wird, unangenehm wirken, wenn man direkt neben einem großen Pausenraum oder einem Hauptgang warten muss.
Deshalb sollte man bei der Planung die Lage des Raums genauso sorgfältig berücksichtigen wie das Produkt selbst.
Wo wartet der Nutzer? Wer hat Einblick in den Raum? Befinden sich Arbeitsplätze in der Nähe? Wird der Raum ständig passiert?
Das sind zwar nur kleine Details im Layout, aber aus Sicht der Benutzererfahrung können sie entscheidend sein.
Für vertrauliche Gespräche werden verschiedene Räumlichkeiten benötigt
Ein Verhandlungsraum allein reicht in der Regel nicht aus, um alle Situationen zu lösen.
Zu einer gut funktionierenden Gesamtlösung können Telefonzellen für eine Person, Gesprächsräume für zwei Personen sowie größere Besprechungsräume gehören.
Ein so großer Besprechungsraum ist nicht ständig für einzelne Telefonate reserviert, und für kurze private Gespräche gibt es in der Nähe der Arbeitsplätze geeignete Räume.
Die Anzahl der Räume sollte sich nach der tatsächlichen Nutzung richten. Wenn eine Person viele Telefonate führt, werden dafür mehr kleine Räume benötigt. Werden hingegen ständig Gespräche zwischen Mitarbeitern oder mit Kunden zu zweit geführt, steigt der Bedarf an Zweierräumen.
Ein häufiger Fehler ist es, sich erst zu spät mit dem Thema Datenschutz zu befassen
Dass es an Privatsphäre mangelt, fällt oft erst während der Nutzung auf.
Dann sind die Besprechungsräume ständig belegt, die Mitarbeiter suchen nach freien Ecken, und vertrauliche Gespräche finden an Orten statt, die dafür nicht vorgesehen sind.
Dies lässt sich vermeiden, indem man den Bedarf bereits in der Planungsphase ermittelt.
Wie viele führen vertrauliche Gespräche? Wie oft finden diese statt? Wird Videotechnik benötigt? Reicht ein Raum für eine Person aus, oder sind Lösungen für zwei oder mehr Personen erforderlich?
Mit diesen Fragen kommt man schon ein gutes Stück weiter.
Planen Sie die Raumauswahl entsprechend den Nutzungsanforderungen
Im Büro muss es nicht überall still sein. Wichtiger ist, dass es für verschiedene Situationen den richtigen Ort gibt.
In einer offenen Arbeitsumgebung können Gemeinschaftsbereiche, Konzentrationszonen, Telefonzellen und Besprechungsräume nebeneinander vorhanden sein.
Wenn das Raumangebot den tatsächlichen Nutzungsgewohnheiten entspricht, muss der Mitarbeiter nicht jedes Mal neu überlegen, wo ein bestimmtes Gespräch geführt werden kann.
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