Pourquoi est-il important de prendre en compte les conversations confidentielles au bureau dès la phase de conception ?
Dans un bureau multifonctionnel, il se passe beaucoup de choses en même temps. Un employé participe à une visioconférence, un autre discute avec un collègue et un troisième essaie de se concentrer sur une tâche exigeante.
La plupart des conversations ne nécessitent pas de protection particulière. Certaines, en revanche, en ont besoin.
Il s'agit par exemple des entretiens entre un supérieur hiérarchique et un salarié, des entretiens d'embauche, des questions relatives au personnel, des informations sur les clients, des questions financières et des négociations juridiques.
En l'absence d'espace adapté, une conversation privée peut se dérouler dans une salle de réunion ordinaire, dans un couloir, voire au bord d'un espace de travail ouvert. Du point de vue de l'utilisateur, cette solution n'est pas idéale.
C'est pourquoi il est important de prendre conscience du besoin d'intimité avant même que le problème ne se manifeste dans la vie quotidienne.
La confidentialité des conversations n'est pas la même chose qu'une bonne acoustique au bureau
L'acoustique d'un bureau peut être globalement bonne, même si une conversation isolée est tout de même trop clairement audible au poste de travail voisin.
Cela s'explique par le fait que le confort acoustique, l'absorption acoustique, l'isolation acoustique et l'intimité de la parole désignent des notions différentes.
L'absorption acoustique réduit la réflexion du son sur les surfaces. Elle peut rendre l'espace plus calme et atténuer la réverbération.
L'isolation acoustique indique la quantité de bruit qui traverse une structure pour atteindre une autre pièce.
La confidentialité d'une conversation dépend de la capacité d'une personne extérieure à en comprendre le contenu.
Une bonne absorption acoustique ne garantit donc pas à elle seule la confidentialité d'une conversation. C'est pourquoi il convient de distinguer les utilisations d'un espace de travail fermé de celles d'un mobilier acoustique ouvert.
Et qu'en est-il de la vie privée visuelle ?
L'intimité ne rime pas toujours avec le silence.
Parfois, le problème vient du fait que le poste de travail d'un employé est constamment à la vue de tous ou que l'agitation autour de lui perturbe sa concentration.
Un meuble haut, un rideau ou un séparateur d'espace peut contribuer à réduire les stimuli visuels et à créer un poste de travail plus intime.
C'est ce qu'on appelle la « vie privée visuelle ».
Cela ne signifie toutefois pas automatiquement que les conversations y sont privées. Un séparateur d'espace ouvert n'isole pas la conversation de la même manière qu'un espace fermé.
Dans quels cas un espace de travail insonorisé est-il nécessaire ?
Si le contenu de la conversation est confidentiel, fermé espace de travail insonorisé . salle de consultation peut constituer une solution appropriée.
Un appel ou une visioconférence entre une seule personne nécessite généralement un espace différent de celui requis pour une conversation entre deux ou quatre personnes.
Cabines téléphoniques permettent à une seule personne d'utiliser un espace fermé pour passer des appels et participer à des visioconférences.
Les réunions plus importantes nécessitent bien sûr davantage d'espace, mais le nombre de participants n'est pas le seul facteur déterminant. L'ameublement, l'équipement technique et la nature de la réunion ont également une incidence sur les besoins en espace.
Une cabine téléphonique au bureau n'est pas une solution universelle
Une cabine téléphonique au bureau est très pratique lorsqu'un employé a besoin d'un endroit isolé pour passer un appel ou participer à une visioconférence.
Cela peut également réduire le nombre d'appels téléphoniques prolongés passés dans un espace de travail ouvert.
Une cabine téléphonique ne remplace toutefois pas un espace de conversation pour deux personnes ni une salle de réunion.
De même, une cloison acoustique ne peut se substituer à un espace fermé lorsque la confidentialité de la conversation est une exigence essentielle.
Un bon environnement de travail se compose généralement de plusieurs espaces de différentes tailles.
L'emplacement a également son importance
Même un espace de travail fermé de bonne qualité ne donnera pas nécessairement au utilisateur le sentiment d'être à l'abri des regards s'il est situé au cœur d'une zone très animée.
Par exemple, la salle utilisée pour les entretiens avec le personnel peut sembler peu confortable si l'attente se fait à proximité d'une grande salle de pause ou d'un couloir principal.
C'est pourquoi, lors de la conception, il convient de réfléchir à l'emplacement de l'espace avec autant de soin qu'au produit lui-même.
Où l'utilisateur attend-il ? Qui a vue sur cet espace ? Y a-t-il des postes de travail à proximité ? Passe-t-on constamment devant cet espace ?
Ce sont là des détails mineurs dans le design de base, mais ils peuvent s'avérer déterminants du point de vue de l'expérience utilisateur.
Pour mener des entretiens confidentiels, il faut disposer de différents espaces
Une seule salle de négociation ne suffit généralement pas à résoudre toutes les situations.
Un ensemble fonctionnel peut comprendre des cabines téléphoniques individuelles, des espaces de discussion pour deux personnes ainsi que des salles de réunion plus spacieuses.
Une salle de réunion aussi grande n'est pas constamment réservée pour des appels individuels, et il existe des espaces adaptés aux petites discussions privées à proximité des postes de travail.
Le nombre de salles doit être déterminé en fonction de l'utilisation réelle. Si une personne passe beaucoup d'appels, il faudra prévoir davantage de petits espaces dédiés à cet effet. En revanche, si les discussions entre membres du personnel ou avec les clients se déroulent constamment en tête-à-tête, le besoin d'espaces pour deux personnes devient plus important.
Une erreur courante consiste à s'occuper de la confidentialité trop tard
C'est souvent seulement lors de l'utilisation que l'on se rend compte du manque de confidentialité.
Dans ce cas, les salles de réunion sont constamment occupées, les employés cherchent des coins libres et les discussions sensibles ont lieu dans des endroits qui ne sont pas prévus à cet effet.
On peut éviter cela en identifiant les besoins dès la phase de conception.
Combien de personnes participent à des discussions confidentielles ? À quelle fréquence ont-elles lieu ? Faut-il recourir à la visioconférence ? Un espace pouvant accueillir une seule personne suffit-il, ou faut-il prévoir des solutions pouvant accueillir deux personnes ou plus ?
Ces questions permettent déjà d'aller bien loin.
Concevez une gamme d'espaces en fonction des besoins d'utilisation
Il n'est pas nécessaire que le bureau soit silencieux partout. L'important, c'est qu'il y ait un endroit adapté à chaque situation.
Dans un espace de travail ouvert, on peut trouver côte à côte des espaces communs, des zones de concentration, des cabines téléphoniques et des salles de réunion.
Lorsque l'offre d'espaces correspond à l'utilisation réelle, le salarié n'a pas besoin de se demander à chaque fois où il peut mener une conversation donnée.
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