¿Por qué conviene tener en cuenta las conversaciones confidenciales en la oficina ya en la fase de planificación?
En una oficina multifuncional suceden muchas cosas al mismo tiempo. Un empleado participa en una videoconferencia, otro habla con un compañero y un tercero intenta concentrarse en una tarea complicada.
La mayoría de las conversaciones no requieren una protección especial. Sin embargo, algunas sí la requieren.
Entre estas situaciones se incluyen, por ejemplo, las conversaciones entre el superior y el empleado, las entrevistas de selección de personal, los asuntos de personal, los datos de los clientes, los asuntos económicos y las negociaciones jurídicas.
Si no hay un espacio adecuado, una conversación privada puede acabar celebrándose en una sala de reuniones normal, en el pasillo o incluso en un rincón de un espacio de trabajo abierto. Desde el punto de vista del usuario, esta solución no es la ideal.
Por eso, conviene identificar la necesidad de privacidad antes incluso de que el problema se manifieste en el día a día.
La privacidad de las conversaciones no es lo mismo que una buena acústica en la oficina
La acústica de la oficina puede ser buena en general, aunque una conversación concreta se oiga con demasiada claridad en el puesto de trabajo contiguo.
Esto se debe a que el confort acústico, la absorción, el aislamiento acústico y la privacidad del habla son conceptos distintos.
La absorción acústica reduce el rebote del sonido en las superficies. Puede hacer que el espacio suene más tranquilo y reducir el eco.
El aislamiento acústico indica la cantidad de sonido que se transmite a través de una estructura hacia otra estancia.
La privacidad de la conversación depende de si una persona ajena a la misma comprende el contenido de la misma.
Por lo tanto, una buena absorción acústica no garantiza por sí sola que se pueda mantener una conversación privada. Por eso, conviene diferenciar entre los usos de un espacio de trabajo cerrado y los de un mobiliario acústico abierto.
¿Y qué hay de la privacidad visual?
La intimidad no siempre tiene que ver con el sonido.
A veces el problema es que el puesto de trabajo del empleado está constantemente a la vista de todos o que el movimiento que se produce a su alrededor le impide concentrarse.
Un mueble alto, una cortina o un separador de espacios pueden ayudar a reducir los estímulos visuales y crear un puesto de trabajo más protegido.
Esto es privacidad visual.
Sin embargo, eso no implica automáticamente que la conversación sea privada. Un separador de espacios abierto no aísla la conversación del resto del modo en que lo hace un espacio cerrado.
¿Cuándo es necesario disponer de un espacio de trabajo insonorizado?
Si el contenido de la conversación es confidencial, cerrada espacio de trabajo insonorizado - sala de consulta puede ser una solución adecuada.
Una llamada o una videoconferencia con una sola persona suele requerir un espacio diferente al de una conversación entre dos o cuatro personas.
Cabinas telefónicas Ofrecen un espacio cerrado para que una sola persona pueda realizar llamadas y videoconferencias.
En las reuniones más numerosas se necesita, naturalmente, más espacio, pero el número de asistentes por sí solo no lo decide todo. El mobiliario, la tecnología y la naturaleza de la reunión influyen en las necesidades de espacio.
Una cabina telefónica en la oficina no es una solución universal
Una cabina telefónica en la oficina resulta muy útil cuando un empleado necesita un lugar apartado para hacer una llamada o participar en una videoconferencia.
También puede reducir el número de llamadas largas que se realizan en un espacio de trabajo abierto.
Sin embargo, una cabina telefónica no sustituye a un espacio para que dos personas conversen ni a una sala de reuniones.
Del mismo modo, un separador acústico no sustituye a un espacio cerrado cuando la confidencialidad de la conversación es un requisito importante.
Un buen entorno de trabajo suele estar compuesto por varios espacios de distintos tamaños.
La ubicación también es importante
Ni siquiera un buen espacio de trabajo cerrado tiene por qué parecer privado al usuario si está situado en medio de la zona más concurrida.
Por ejemplo, el espacio destinado a las reuniones con el personal puede resultar incómodo si hay que esperar junto a una gran sala de descanso o a un pasillo principal.
Por eso, a la hora de diseñar, conviene pensar en la ubicación del espacio con el mismo detenimiento que en el propio producto.
¿Dónde espera el usuario? ¿Quién ve el espacio? ¿Hay puestos de trabajo cerca? ¿Se pasa constantemente por delante del espacio?
Se trata de pequeños detalles en el diseño de la página, pero desde el punto de vista de la experiencia del usuario pueden resultar decisivos.
Para mantener conversaciones confidenciales se necesitan distintos espacios
Por lo general, una sola sala de negociaciones no basta para resolver todas las situaciones.
Un conjunto funcional puede incluir cabinas telefónicas individuales, salas de conversación para dos personas y salas de reuniones más amplias.
Una sala de reuniones tan grande no está siempre reservada para llamadas individuales, y para las conversaciones privadas breves hay un espacio adecuado cerca de los puestos de trabajo.
El número de salas debe basarse en el uso real. Si una persona realiza muchas llamadas, se necesitarán más salas pequeñas para ello. Por el contrario, si las conversaciones entre el personal o con los clientes se llevan a cabo constantemente a solas, se hace más patente la necesidad de salas para dos personas.
Un error habitual es abordar la cuestión de la privacidad demasiado tarde
La falta de privacidad suele notarse solo cuando se utiliza.
En esos casos, las salas de reuniones están constantemente ocupadas, los empleados buscan rincones libres y las conversaciones delicadas se mantienen en lugares que no están pensados para ello.
Esto se puede evitar analizando las necesidades ya en la fase de planificación.
¿Cuántas personas mantienen conversaciones confidenciales? ¿Con qué frecuencia se producen? ¿Se necesita tecnología de videoconferencia? ¿Basta con un espacio para una persona o se necesitan soluciones para dos o más personas?
Con estas preguntas ya se llega muy lejos.
Planifica la selección de espacios en función de las necesidades de uso
No es necesario que haya silencio en todo el despacho. Lo más importante es que haya un lugar adecuado para cada situación.
En un entorno de trabajo diáfano pueden coexistir zonas comunes, espacios para concentrarse, cabinas telefónicas y salas de reuniones.
Cuando la oferta de espacios se ajusta al uso real, el empleado no tiene que estar pensando cada vez dónde puede mantener una conversación concreta.
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