Varför är det viktigt att redan i planeringsfasen ta hänsyn till konfidentiella samtal på kontoret?
I ett kontor med flera arbetsutrymmen pågår det mycket samtidigt. En medarbetare deltar i ett videomöte, en annan pratar med en kollega och en tredje försöker koncentrera sig på en krävande uppgift.
De flesta samtal kräver inget särskilt skydd. Vissa kräver dock det.
Sådana situationer är till exempel samtal mellan en chef och en anställd, anställningsintervjuer, personalfrågor, kunduppgifter, ekonomiska frågor och juridiska förhandlingar.
Om det inte finns någon lämplig lokal kan ett privat samtal hamna i ett vanligt mötesrum, i korridoren eller till och med i utkanten av ett öppet kontorslandskap. Ur användarens perspektiv är detta ingen bra lösning.
Därför är det viktigt att uppmärksamma behovet av privatliv redan innan problemet blir synligt i vardagen.
Talens integritet är inte samma sak som god akustik på kontoret
Akustiken på kontoret kan generellt sett vara bra, även om ett enskilt samtal ändå hörs alltför tydligt vid arbetsplatsen bredvid.
Detta beror på att akustisk komfort, ljudabsorption, ljudisolering och talintelligibilitet är olika begrepp.
Ljudabsorption minskar ljudets reflektioner från ytor. Det kan göra att rummet upplevs som tystare och minska efterklangen.
Ljudisolering anger hur mycket ljud som överförs genom konstruktionen till ett annat utrymme.
Talets sekretess handlar om huruvida en utomstående person kan förstå innehållet i samtalet.
God ljudabsorption garanterar alltså inte nödvändigtvis att man kan föra ett privat samtal. Därför bör man skilja mellan användningsområdena för slutna arbetsutrymmen och öppna, ljudabsorberande möbler.
Hur är det med den visuella integriteten?
Integritet handlar inte alltid om ljud.
Ibland är problemet att medarbetarens arbetsplats ständigt ligger i allas synfält eller att rörelsen runt omkring stör koncentrationen.
Ett högt möbel, en gardin eller en rumsavdelare kan bidra till att minska synintrycken och skapa en mer avskild arbetsplats.
Det här är visuell integritet.
Det innebär dock inte automatiskt att samtalen är privata. En öppen rumsavdelare stänger inte in samtalet på samma sätt som ett slutet rum gör.
När behövs ett ljudisolerat arbetsutrymme?
Om samtalets innehåll är konfidentiellt, stängt ljudisolerat arbetsutrymme - konsultationsrum kan vara en lämplig lösning.
Ett telefonsamtal eller ett videomöte med en person kräver vanligtvis en annan typ av utrymme än ett samtal mellan två eller fyra personer.
Telefonkiosker erbjuder en avskild plats för en person att ringa samtal och delta i videomöten.
Vid större möten krävs naturligtvis mer utrymme, men antalet deltagare är inte den enda avgörande faktorn. Möblering, teknik och mötets karaktär påverkar utrymmesbehovet.
En telefonkiosk på kontoret är ingen universallösning
En telefonkabin på kontoret är mycket praktisk när en enskild medarbetare behöver en avskild plats för ett telefonsamtal eller ett videomöte.
Det kan också minska antalet långa telefonsamtal i det öppna kontorslandskapet.
En telefonkiosk kan dock inte ersätta ett utrymme där två personer kan samtala eller ett mötesrum.
På samma sätt är en akustisk rumsavskiljare inte någon ersättning för ett slutet utrymme när det är viktigt att samtalet är konfidentiellt.
En bra arbetsmiljö består vanligtvis av flera utrymmen av olika storlek.
Platsen spelar också en roll
Inte ens en väl avskärmad arbetsplats behöver nödvändigtvis upplevas som privat av användaren om den är belägen mitt i det livligaste området.
Till exempel kan det rum som används för medarbetarsamtal kännas obekvämt om man måste vänta bredvid ett stort pausrum eller en huvudgång.
Därför är det viktigt att vid planeringen överväga lokalens läge lika noggrant som själva produkten.
Var väntar användaren? Vem kan se in i utrymmet? Finns det arbetsplatser i närheten? Går folk ständigt förbi utrymmet?
Det här är små detaljer i grundlayouten, men ur användarperspektiv kan de vara avgörande.
För konfidentiella samtal behövs olika typer av lokaler
Ett enda förhandlingsrum räcker vanligtvis inte för att lösa alla situationer.
En välfungerande anläggning kan bestå av telefonbås för en person, samtalsrum för två personer samt större mötesrum.
Ett så stort mötesrum är inte ständigt upptaget för enskilda samtal, och för korta privata samtal finns det lämpliga utrymmen i närheten av arbetsplatserna.
Antalet rum bör baseras på den faktiska användningen. Om en person har många telefonsamtal behövs fler små rum för dessa. Om det däremot ständigt förs samtal mellan två personer, till exempel mellan personal eller med kunder, blir behovet av rum för två personer extra stort.
Ett vanligt misstag är att ta itu med integritetsfrågorna för sent
Bristen på integritet märks ofta först när man använder tjänsten.
Då är mötesrummen ständigt upptagna, medarbetarna letar efter lediga hörn och känsliga samtal förs på platser som inte är avsedda för detta.
Detta kan undvikas genom att man kartlägger behoven redan i planeringsfasen.
Hur många för konfidentiella samtal? Hur ofta sker det? Behövs videoteknik? Räcker det med ett rum för en person, eller behövs lösningar för två eller flera personer?
Med dessa frågor kommer man redan en bra bit på vägen.
Planera utbudet av utrymmen efter användningsbehovet
Kontoret behöver inte vara tyst överallt. Det viktigaste är att det finns en lämplig plats för olika situationer.
I en öppen arbetsmiljö kan det finnas gemensamma utrymmen, platser för koncentration, telefonbås och mötesrum sida vid sida.
När utbudet av utrymmen motsvarar den faktiska användningen behöver medarbetaren inte varje gång fundera på var ett visst samtal kan föras.
Upptäck våra akustiska arbetsplatslösningar - ta kontakt, om du vill jämföra alternativ i olika storlekar som en del av planeringen av arbetsmiljön.
