Perché è importante tenere conto di una conversazione riservata in ufficio già in fase di progettazione?
In un ufficio multifunzionale succedono molte cose contemporaneamente. Un dipendente partecipa a una videoconferenza, un altro sta parlando con un collega e un terzo cerca di concentrarsi su un compito impegnativo.
La maggior parte delle conversazioni non richiede una protezione particolare. Alcune, invece, sì.
Tra queste situazioni figurano, ad esempio, le conversazioni tra il superiore e il dipendente, i colloqui di selezione, le questioni relative al personale, i dati dei clienti, le questioni finanziarie e le trattative legali.
Se non c'è uno spazio adeguato, una conversazione privata potrebbe finire in una normale sala riunioni, in un corridoio o persino ai margini di un open space. Dal punto di vista dell'utente, questa soluzione non è ottimale.
Per questo motivo è bene riconoscere il bisogno di privacy prima ancora che il problema si manifesti nella vita quotidiana.
La riservatezza delle conversazioni non è la stessa cosa di una buona acustica dell’ufficio
L'acustica dell'ufficio può essere nel complesso buona, anche se una singola conversazione potrebbe comunque essere udita troppo chiaramente dalla postazione di lavoro adiacente.
Ciò è dovuto al fatto che il comfort acustico, l’assorbimento, l’isolamento acustico e la privacy acustica hanno significati diversi.
L'assorbimento acustico riduce il riverbero del suono sulle superfici. Può rendere l'ambiente più tranquillo dal punto di vista acustico e ridurre il riverbero.
L'isolamento acustico indica la quantità di rumore che attraversa una struttura per raggiungere un altro ambiente.
La riservatezza della conversazione dipende dal fatto che una persona esterna riesca o meno a comprendere il contenuto della conversazione.
Un buon assorbimento acustico non garantisce quindi di per sé la possibilità di conversare in privato. Per questo motivo è opportuno distinguere tra l’uso di uno spazio di lavoro chiuso e quello di arredi acustici a vista.
E che dire della privacy visiva?
La privacy non significa sempre silenzio.
A volte il problema è che la postazione di lavoro del dipendente è costantemente alla vista di tutti oppure il viavai intorno a lui disturba la concentrazione.
Un mobile alto, una tenda o un divisorio possono aiutare a ridurre gli stimoli visivi e a creare una postazione di lavoro più appartata.
Questa è privacy visiva.
Ciò non implica però automaticamente la riservatezza della conversazione. Un divisorio aperto non isola la conversazione allo stesso modo di uno spazio chiuso.
Quando è necessario uno spazio di lavoro insonorizzato?
Se il contenuto della conversazione è riservato, chiuso spazio di lavoro insonorizzato - sala di consultazione potrebbe essere una soluzione adeguata.
Una telefonata o una videoconferenza con una sola persona richiede solitamente uno spazio diverso rispetto a una conversazione tra due o quattro persone.
Cabine telefoniche mettono a disposizione di una sola persona uno spazio privato per effettuare chiamate e partecipare a videoconferenze.
Naturalmente, per le riunioni più numerose occorre più spazio, ma il numero dei partecipanti da solo non è l’unico fattore determinante. Anche l’arredamento, l’attrezzatura tecnica e la natura della riunione influiscono sul fabbisogno di spazio.
Una cabina telefonica in ufficio non è una soluzione universale
Una cabina telefonica in ufficio è estremamente utile quando un singolo dipendente ha bisogno di un posto tranquillo dove effettuare una telefonata o partecipare a una videoconferenza.
Può anche ridurre il numero di lunghe telefonate effettuate negli spazi di lavoro condivisi.
La cabina telefonica, tuttavia, non può sostituire uno spazio di conversazione per due persone o una sala riunioni.
Allo stesso modo, un divisorio acustico non può sostituire uno spazio chiuso quando la riservatezza della conversazione è un requisito fondamentale.
Un buon ambiente di lavoro è solitamente costituito da diversi spazi di varie dimensioni.
Anche la posizione ha la sua importanza
Anche uno spazio di lavoro chiuso ben progettato potrebbe non sembrare privato a chi lo utilizza, se si trova nel cuore della zona più trafficata.
Ad esempio, lo spazio utilizzato per i colloqui con il personale può risultare scomodo se l’attesa avviene accanto a un’ampia sala pausa o a un corridoio principale.
Per questo motivo, in fase di progettazione è opportuno prestare la stessa attenzione alla posizione dello spazio che al prodotto stesso.
Dove si trova l’utente? Chi può vedere all’interno dello spazio? Ci sono postazioni di lavoro nelle vicinanze? Si passa continuamente davanti a quello spazio?
Si tratta di piccoli dettagli nel layout di base, ma dal punto di vista dell’esperienza utente possono rivelarsi determinanti.
Per le discussioni riservate sono necessari diversi spazi
Una sola sala di negoziazione di solito non basta a risolvere tutte le situazioni.
In un complesso ben organizzato possono esserci cabine telefoniche per una persona, sale per colloqui a due e sale riunioni più grandi.
Una sala riunioni di queste dimensioni non è costantemente occupata per singole telefonate, e per le brevi conversazioni private c'è uno spazio adatto nelle vicinanze delle postazioni di lavoro.
Il numero delle sale dovrebbe essere determinato in base all'utilizzo effettivo. Se una persona effettua molte chiamate, occorrono più spazi ristretti a tale scopo. Se invece si svolgono continuamente colloqui tra due persone, che siano tra colleghi o con i clienti, emerge la necessità di spazi per due persone.
Un errore comune è quello di occuparsi della privacy troppo tardi
Spesso ci si accorge della mancanza di privacy solo durante l'utilizzo.
In quei momenti le sale riunioni sono costantemente occupate, i dipendenti cercano angoli liberi e le conversazioni delicate si svolgono in luoghi non previsti a tale scopo.
Questo si può evitare individuando le esigenze già in fase di progettazione.
Quante persone partecipano a colloqui riservati? Con quale frequenza si tengono? È necessaria la tecnologia video? È sufficiente uno spazio per una sola persona o servono soluzioni per due o più persone?
Con queste domande si arriva già lontano.
Progetta la gamma di spazi in base alle esigenze d'uso
L'ufficio non deve necessariamente essere silenzioso in ogni angolo. È più importante che ci sia uno spazio adatto a ogni situazione.
In un ambiente di lavoro open space possono coesistere aree comuni, postazioni per concentrarsi, cabine telefoniche e sale riunioni.
Quando la selezione degli spazi rispecchia l’utilizzo effettivo, il dipendente non deve chiedersi ogni volta dove sia possibile svolgere una determinata conversazione.
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